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¿Cómo elegir al mejor contratista o proveedor?

Evite cometer los errores más comunes, entre los que se encuentra la falta de conocimiento del mercado de contratistas y proveedores especializados para el tipo de trabajo que se pretende realizar.

Autor: Jaime Garza, Director General de PMP Consultores

31-01-2012


 
“Dime con quién andas y te diré quién eres”, reza un muy conocido dicho popular. Y en el caso de la planeación y ejecución de obras, probablemente no hay otro refrán que capture mejor el reto que deben enfrentar las administradoras de proyectos y constructoras para alcanzar su principal objetivo: concluir la obra en los tiempos, costos y calidad previstos.
 
En esta ocasión, Jaime Garza, Director General de PMP Consultores, en entrevista con CasaMexico.mx, nos brinda una panorámica alrededor del tema de Concursos de Obra, cuyo contenido, creemos, pudiera ser utilizado como un “check list” que brinda un punto de partida para detectar áreas de oportunidad en el análisis y selección de los proveedores y contratistas idóneos.
 
Actualmente, PMP Consultores lleva la administración de los mayores proyectos que se desarrollan en Nuevo León, tan actuales y emblemáticos como Estadio de Futbol Monterrey, La Capital y Centro Médico Zambrano Hellion (Clic aquí para conocer más proyectos de PMP Consultores).
 
A continuación la entrevista, que la disfruten…
 
NOMENCLATURA
CM: CasaMexico.mx
JG: Jaime Garza, Director General de PMP Consultores
 
CM: ¿Qué tan importante es contar con los mejores proveedores para que los proyectos alcancen el éxito? ¿Por qué? ¿Cómo podría definirse al “mejor proveedor”?
 
JG: El éxito en los proyectos depende de muchos factores, pero sin duda al momento de ejecutar físicamente el proyecto es trascendental contar con los proveedores o contratistas adecuados para poder realizar el trabajo en tiempo, costo y calidad, de esto depende que todos los planes relacionados con la rentabilidad esperada del negocio se hagan una realidad.
 
Todo el equipo de trabajo que participa en la Factibilidad del Negocio, la Planeación Financiera, la Planeación Técnica, la Mercadotecnia, ninguno coloca 1 sólo block, éste lo hace el contratista, de ahí que la correcta selección cobra una gran importancia. El “mejor proveedor” podría definirse como el contratista adecuado considerando la capacidad de la empresa, la experiencia en el tipo de trabajo solicitado, la infraestructura requerida en equipo, recursos humanos, software, la calidad, el servicio, capacidad de manejo, compromiso, precio y honestidad.
 
CM: ¿De qué manera puede apoyar la Administración de Proyectos durante la fase de planeación, análisis y selección de proveedores para la obra? ¿De qué herramientas se auxilia la administración de proyecto para realizar una adecuada gestión del abastecimiento de una obra? ¿Cómo opera?
JG: Para que una obra se entregue a tiempo es imprescindible definir y contratar a tiempo, esto se realiza en la etapa de definición-planeación y desde ésta etapa después de haber realizado los estudios de ingeniería de valores para la selección del mejor sistema y materiales a utilizar, se inicia con la preselección de proveedores, contratistas, comercializadores de productos para poder seleccionar el equipo a cotizar y poder tomar en cuenta los tiempos que requieren de traslado los insumos a contratar.
 
Una correcta preselección y selección del equipo a cotizar nos permite trabajar de manera sistemática, con procesos auditables donde se cumple con todos y cada uno de los protocolos a seguir para el aseguramiento de que el proceso se realizó con transparencia y siguiendo Normatividad aplicada.
 
Se toma en cuenta primeramente la capacidad del proveedor, los tiempos de entrega, la experiencia en el tipo de trabajo, la solvencia económica, la infraestructura con la que cuenta, el recurso humano y de tecnología, la calidad y precio del producto, procedencia del producto. Para llevar una adecuada gestión de los abastecimientos nos apoyamos en una herramienta básica que es el Programa de Abastecimientos del Proyecto. Ésta involucra al Cliente, éste tiene responsabilidad en definir el producto a tiempo, layout, materiales a utilizar, aprobación de proveedores a participar, etcétera, en un tiempo determinado de tal manera que no afecte las tareas subsecuentes que son parte del programa como preparación del concurso, lanzar el concurso, realizar cuadros comparativos, analizar el concurso, emitir recomendaciones, asignar el contrato, otorgar anticipos y recibir fianzas de garantías para que una vez cumplido esto poder iniciar con los tiempos establecidos en el contrato y poder darle seguimiento semanal, diario, dependiendo del caso.
 
CM: ¿Podrías describir el proceso que debe seguirse para, finalmente, estar seguro que contamos con los mejores proveedores posibles para una obra?
 
JG:
 
  • Bajar Riesgo en la selección de materiales, sistemas y equipos con tiempos de entrega especial, procedentes del extranjero.
  • Establecer las Estrategias de Contratación
  • Establecer Tipos de Contratos
  • Establecer los Paquetes de Concursos
  • Preseleccionar candidatos a cotizar basados en trabajos similares.
  • Realizar labor de investigación de candidatos, visitar su establecimiento.
  • Definir empresas seleccionadas basadas en: capacidad del proveedor, tiempos de entrega, experiencia en el tipo de trabajo, solvencia económica, infraestructura con la que cuenta, recurso humano y de tecnología, calidad y precio del producto, procedencia del producto, capacidad de respuesta en caso de contingencias, honestidad.
  • Afianzar a los proveedores con fianzas de anticipo, cumplimiento, calidad y vicios ocultos, pasivos contingentes.
  • Contratar un Seguro de Obra.
  • Dar seguimiento semanal a su contrato
 
CM: A final de cuentas, ¿qué factor debe incidir mayormente a la hora de seleccionar a un proveedor? ¿Cómo decidir qué importa más de entre los siguientes factores (u otros)?
  1. Su precios: ¿elegir al del precio más bajo?
  2. Trato personalizado por parte del equipo directivo de la empresa constructora o proveedora.
  3. Tiempo que lleva la empresa en el mercado
  4. Cartas de recomendación
  5. Currículo de su personal
  6. Capital
  7. Condiciones de pago que acepta el proveedor
  8. Etcétera
 
JG: Tomando en cuenta de que ya se realizó toda la tarea para la correcta selección del proveedor o contratista y en el entendido de cualquiera de los concursantes tiene la capacidad para realizar el trabajo correctamente, el factor determinante sería el correcto análisis en la elaboración de la propuesta técnica-económica, en cuestión de explosión de insumos, rendimientos, desperdicios propuestos, costos directos, indirectos, factor de salario real, respeto de bases de concursos, especificaciones, tiempos de entrega, infraestructura y equipo propuesto, recurso humano responsable de la obra. Lo anterior sería lo que técnico-económicamente busca un administrador de proyectos, el cliente quien finalmente es el que tiene la decisión final toma en cuenta otras variables.
 
CM: ¿Cómo se estará seguro de tomar la mejor decisión al seleccionar a un proveedor, con tantos factores que son o pueden llegar a ser importantes? (Como por ejemplo, los factores mencionados en la pregunta anterior como son precios, currículo de su personal, etcétera)
 
JG: Cuando ya hiciste toda la tarea que se mencionan en los puntos anteriores, podemos tener la tranquilidad de que la asignación es la correcta, más esto no garantiza que no se van a tener incumplimientos o contingencias, en la construcción son muchas las variables con las que nos topamos en el día con día, aquí lo importante es que al presentarse cada una de ellas se tendría la confianza de que se cuenta con una empresa o proveedor con calidad y que sabrá solventar la misma, a esto agregarle que el seguimiento semanal es básico en cuestión de avances y la supervisión física de la obra constatando que los sistemas, procedimientos, procesos, calidad, materiales, recursos, normatividades, se verifiquen día con día y comprobar que son las especificadas, las contratadas y las colocadas correctamente.
 
CM: ¿Cuáles son los errores más comunes que se cometen al seleccionar proveedores? ¿Cuáles son las consecuencias de elegir mal a los proveedores?
 
JG: Los errores más comunes considero son la falta de conocimiento del mercado de contratistas y proveedores especializados para el tipo de trabajo que se requiere, sobretodo en el área de ingeniería y consultoría, la cual ésta difícilmente se elige por precio. Otro de los errores es tratar de “echarle la mano” a un amigo, conocido, compadre, que no cuenta con la capacidad ni experiencia para el trabajo en gestión. Cuando creen que “lo ayudan” la verdad es que lo afectan en forma al  grado de que si no puede con la especialidad contratada el Cliente se ve obligado a aplicar multas y fianzas de cumplimiento, lo anterior mediante un proceso legal.
 
Las consecuencias se traducen en sobrecostos y sobretiempos al tener que entrar un tercero a realizar la labor que no pudo realizar el contratado originalmente ya sea por cuestión de capacidad, calidad o tiempo.
 
Zona de contacto
PMP consultores S.A. de C.V.
Arq. Jaime Garza
Director General
 
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Fuente: www.casamexico.mx


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